No hay poder más anhelado que el de detener el tiempo. A falta de magia para materializarlo, no queda más remedio que optimizar el real. La clave no es conseguir que las 24 horas cundan como si fueran el doble, sino no perder ni un minuto de la cuenta atrás diaria.

"Si para cualquier persona gestionar bien el tiempo es importante, para un directivo es su carta de presentación, porque saber hacerlo es una prueba de que gestiona bien su vida y a su equipo", asevera Nuria Chinchilla, profesora del IESE.

Piense en su caso propio, ¿qué es lo que le hace perder más horas en la oficina? Las reuniones, el correo electrónico y las personas son las respuestas más comunes. Son tres ejes imprescindibles en su trabajo, pero a los que puede acotar para que no le roben el tiempo. El primero son las reuniones. "Hay que evitar la reunionitis de muchas organizaciones y hacer sólo las que son indispensables", aconseja Carlos Carpizo, director de Recursos Humanos de Randstad.

Chinchilla establece algunas claves para que las reuniones no se conviertan en ladrones de tiempo. "Hay que convocarlas con, al menos, un día antes de antelación; nunca pueden durar más de una hora y cuarto y el mejor momento del día para llevarlas a cabo es antes de la hora de la comida, ya que garantiza que el encuentro no se alargue hasta el infinito". Carpizo añade que siempre hay que especificar el objetivo de la misma, quiénes deben acudir y ponerle una hora límite de duración.

Otro ladrón del tiempo que campa a sus anchas por la oficina es el correo electrónico. Su utilidad se puede convertir en esclavitud cuando no le permite desempeñar sus tareas del día a día. "Un truco es leerlos todos seguidos, es decir, dedicar una hora a responder los mails; además de hacer una revisión rápida para separar lo importante de lo urgente", dice la profesora del IESE. Carpizo señala, además, que"no se deben leer los correos que no te afectan y en los que no tienes nada que hacer al respecto". Lo mismo con las llamadas, que es mejor hacerlas una tras otra.

Los correos y las reuniones se pueden controlar, pero ¿y a los colaboradores que se acercan al despacho como si no hubiera un mañana? "Las personas somos los principales ladrones de tiempo en la empresa. Ni nuestras tareas son las más importantes ni todo el mundo está esperando nuestra visita", asevera Carpizo.

La clave para optimizar el tiempo es la planificación. Como asegura Chinchilla, "cuando tú escribes algo en la agenda se crea un compromiso contigo mismo". Eso sí, no conviene saturarla con tareas, que para que engañarse, no va a cumplir. Ambos expertos están convencidos de que para gestionar el tiempo hay unas claves fundamentales: priorizar; alternar tareas fáciles con otras más complejas; no posponerlas; categorizarlas por urgentes, importantes, ineludibles...; empezar cada mañana por lo que apetecería postergar, apostar por el orden en la mesa y aprender a delegar.

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Fuente: Diario Expansión.