“Atención, aquí y ahora", repetían sin cesar los pájaros de la novela La Isla del escritor Aldous Huxley. Su intención era traer al presente a los incautos no conscientes del implacable devenir del tiempo. Una cuestión particularmente palpable en el caso de las apretadas agendas de los altos ejecutivos: la mayoría dedica el 70% a reuniones, según ha recogido recientemente Profesionalia, empresa que imparte formación a profesionales a través de internet.

¿Más de dos tercios? "Excesivo"; "una proporción desmesurada". Son algunas de las respuestas de los directivos consultados cuando se les da a conocer este dato. El consiguiente arqueo de cejas es generalizado, pero cuando se les pide relatar su día a día, la cifra cobra realismo. "El dato es cierto. Y aquel que asegure que controla la mitad o más de su tiempo, en realidad no tiene ni idea de cómo gestionarlo", dice tajante José Medina, presidente del headhunter Odgers Berndtson. Pero, en su opinión, este aparente derroche está justificado: "Es necesario. Una de las características del ejecutivo es que habla con muchas personas. El objetivo es influir y ser influido. Así que la gestión eficaz del tiempo disponible es la característica más importante que diferencia al bueno del mediocre".

"Fácilmente la mitad o incluso más", confirma Miguel Ángel Ferrer, director general de Arrabe Asesores. "Tal vez dos terceras partes es mucho, pero sí un porcentaje muy importante, tanto internas como comerciales", remacha Rafael Martín, consejero delegado de la empresa de gestión de activos inmobiliarios Alteba. "Mi experiencia en el mundo de la multinacional es que sí se dedica tanto tiempo a reuniones. La mayor parte muy improductivas", añade Nacho de Pinedo, consejero delegado del Instituto Superior para el Desarrollo de Internet (ISDI).

Y de cómo y si gestionan bien el tiempo los directivos, los grandes teóricos llevan reflexionando hace décadas. El 70% es un dato que se repite en muchos análisis: "La cifra viene de un estudio realizado en 1973 por el gurú entre los gurús, Henry Mintzberg, que establece que se dedica un 59% a reuniones concertadas y un 10% a no concertadas", señala Caros Losada, profesor del departamento de Política de Empresa de Esade y con 35 años de experiencia como directivo a sus espaldas. Aunque esa proporción dependerá también en parte de variables "como del sector y del momento que se trate: si te mueves en el ámbito de la investigación, la gestión de un nuevo proyecto requiere una cantidad de reuniones enorme. En cambio, si estás en una empresa farmacéutica las funciones están muy delimitadas, el porcentaje es mucho menor", acaba el académico.

El tiempo vuela junto a otras personas

Existe una relación directa entre una administración eficaz del tiempo de los directivos y el resultado empresarial, en opinión de los consultados. "Una parte importante del trabajo es método y orden", añade en ese sentido Martín. Efectivamente, las reuniones, si no son bien gestionadas y planificadas, pueden suponer una importante pérdida de tiempo, concluyen los expertos. "Es verdad que el que mucho abarca poco aprieta. Cuando era joven pretendía más de lo que podía y eso me hacía perder el tiempo", sigue Martín. Algo que cree haber suplido con experiencia. Tras varios años en grandes compañías, Pinedo asegura dedicar ahora solo un 30% a reuniones gracias al entorno digital y trabajar en una empresa más pequeña y eficiente.

Losada apunta otro dato importante: los directivos pasan con otras personas hasta el 90% del tiempo. "De ahí surge una crítica muy fuerte al método del caso: meditar durante alrededor de hora y media sobre un asunto y luego reunirse para debatirlo. Lo que ocurre es que al final el ejecutivo nunca encuentra ese tiempo para pensar". Una conclusión a la que llegó en su día otra teórica, Rosemary Stewartt. "Estudiando a ingenieros de la industria inglesa se dio cuenta de que estos solo tenían 30 minutos sin interrupciones una vez cada dos días. Un dato importante, ya que eso supone estar mucho con otros y poca reflexión. Si no eres consciente de que necesitas ese tiempo no harás por encontrarlo", termina el profesor. "Es muy importante gestionar bien las interrupciones: establecer periodos de concentración que permitan ejecutar los objetivos y las tareas prioritarias y, a la vez, estar accesible para no paralizar a la organización y atender las demandas de terceros", refuerza la tesis Emma Fernández, directora general de Indra.

La reunión perfecta

¿Cómo es la reunión perfecta? ¿Qué herramientas existen para liberar tiempo y que el directivo pueda dedicarse a otras actividades como planificar y ejecutar? "Para nosotros es esencial que el orden del día esté acotado", asegura Martín. En su opinión, la eficiencia está relacionada con la duración: "Las reuniones largas son en general poco productivas. Para que estén muy focalizadas en el trabajo el tiempo tiene que estar tasado. Es fundamental tener un orden del día preestablecido. La reunión es mucho más efectiva cuando has preparado bien la agenda". Y, en ese sentido, otros miembros del equipo pueden jugar un papel esencial. Es el caso de las secretarias, apuntan desde Profesionalia: "Contamos con un máster online para que estas adquieran las herramientas para una planificación de las reuniones de los ejecutivos más eficientes. Un 70% nos parece excesivo, resta eficacia a la empresa", afirma su directora de marketing, Elisabeth Álvarez.

El uso del tiempo no es una cuestión baladí. Los expertos indican que depende incluso del factor cultural: "Va mucho con el carácter latino. En el mundo sajón la agenda está más estructurada. Aquí comentas el partido o cualquier otra cosa", anota Ferrer. "En las empresas con presencia de nórdicos, el porcentaje dedicado al trabajo en las reuniones es altísima. Los latinos somos más tendentes a la socialización y eso lleva a perder mucho el tiempo, aunque no es necesariamente negativo", apunta Losada.

También es importante el con quién se realizan las reuniones: "En las multinacionales las personas se reúnen al final siempre con los mismos y acaban pareciéndose todos. Si te ves abocado a pasar la mayor parte de tu tiempo con la misma gente al final te conviertes en una persona infeliz", expone Pineda. "Y alguien infeliz es alguien ineficiente".

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Fuente: Diario Cinco Días.